Onboarding : guide complet pour bien intégrer vos talents

Qu’il soit en présentiel ou en distanciel, l’onboarding est un processus clé pour les entreprises. Il permet d’accueillir et d’intégrer les nouveaux salariés. Il peut avoir un impact significatif sur leur engagement, leur productivité et surtout leur rétention. En cas d’onboarding raté, les conséquences peuvent être importantes : cela peut entraîner un départ prématuré du nouveau collaborateur. Nous allons ici définir l’onboarding et tout ce qu’il implique, puis vous donner toutes les clés pour réussir l’intégration, étape par étape, de vos nouvelles recrues. 

Qu’est-ce que l’onboarding ? 

Le processus d’onboarding désigne l’ensemble des actions mises en œuvre par une entreprise afin d’assurer une bonne intégration des nouveaux arrivants. 

Le but de l’onboarding est d’accueillir les talents de la meilleure façon possible, afin qu’ils se sentent bien et qu’ils deviennent autonomes au plus vite. Lorsqu’il est réussi, il permet une montée en compétences rapide, ce qui rend les salariés productifs en peu de temps. 

Pourquoi c’est important ? 

S’il est si essentiel de mettre en place un véritable processus d’onboarding, c’est parce que la manière dont on intègre un salarié dans son effectif est déterminante pour la réussite de la collaboration. Cela influe en effet sur : 

• La productivité. L’onboarding doit permettre au nouveau venu d’être 100 % opérationnel le plus rapidement possible. La formation fait partie du processus, mais elle n’est pas suffisante. Le fait de connaître le fonctionnement de l’entreprise, de savoir à qui s’adresser, de comprendre les mécanismes de décision aide les salariés à monter rapidement en compétences. 
• Le turnover. Un onboarding qui se passe mal peut déboucher à un départ prématuré du salarié. Il faut alors recommencer tout le processus de recrutement, ce qui prend du temps et mobilise des ressources. Dans le pire des cas, l’entreprise peut même expérimenter le phénomène de « ghosting » qui consiste pour un candidat à ne plus donner signe de vie après avoir accepté une proposition d’embauche.
• La marque employeur. La manière dont vous onboardez vos candidats peut avoir un impact sur l’image de l’entreprise. En effet, l’impression des nouvelles recrues dans leur parcours d’embauche et dans les premiers mois de leur prise de poste est déterminante. Il est très probable qu’elles parlent de leur expérience autour d’elles. Il vaut mieux que cela soit en termes positifs

​​77 % des nouveaux embauchés estiment que l’onboarding est « critique » dans la décision de rester à long terme dans l’entreprise (Electro IQ).

Les bénéfices d’un onboarding réussi sont très importants : il ne faut donc absolument pas le négliger. 

Les 4 bénéfices d’un onboarding réussi

Un onboarding bien structuré ne profite pas seulement au nouveau collaborateur : il crée de la valeur pour l’entreprise à plusieurs niveaux. En investissant dans un parcours d’intégration efficace, les entreprises gagnent en marque employeur, en fidélisation, en productivité et en engagement.

1# Avantage pour votre marque employeur

Un onboarding qualitatif impacte directement la perception interne et externe de votre entreprise. Les nouveaux talents deviennent rapidement des ambassadeurs et partagent leur expérience positive.

Actions concrètes :

• Créez un parcours d’intégration structuré et personnalisé pour chaque rôle.
  
  
• Partagez des témoignages de nouveaux collaborateurs sur vos réseaux internes et externes.
  
  
• Organisez des moments de convivialité pour que le salarié se sente rapidement intégré.
  
  

Selon Glassdoor, 69 % des candidats sont plus susceptibles de recommander une entreprise après un onboarding positif.

2# Freinez le turnover

Un onboarding réussi réduit drastiquement le risque de départ prématuré. Un suivi régulier, des objectifs clairs et un accompagnement actif augmentent la rétention des collaborateurs.

Actions concrètes :

• Planifiez des points hebdomadaires puis mensuels avec le manager pour identifier les freins.
  
  
• Installez un rituel de feedback régulier pour ajuster le parcours si nécessaire.
  
  
• Créez un rapport d’étonnement pour mesurer l’expérience du salarié et améliorer le processus.
  
  

L’étude de BambooHR montre que 31 % des salariés quittent une entreprise dans les six premiers mois si l’onboarding est insuffisant.

3# Accélération de la prise de poste

Un bon onboarding permet au collaborateur de devenir opérationnel plus rapidement. Il comprend mieux les processus, les outils et son rôle dans l’organisation.

Actions concrètes :

• Fournissez un plan d’intégration clair avec les missions prioritaires des 30, 60 et 90 premiers jours.
  
  
• Désignez un mentor ou un “buddy” pour accompagner le nouveau collaborateur dans ses premiers projets.
  
  
• Organisez des sessions de formation ciblées sur les outils et process essentiels.
  
  

Selon SHRM, les employés bénéficiant d’un onboarding structuré atteignent leur pleine productivité jusqu’à 50 % plus vite que ceux sans parcours formalisé.

Les 3 étapes clés de l’onboarding 

Un onboarding réussi va bien au-delà du simple petit-déjeuner le premier jour. Il s’agit d’un processus structuré qui commence avant l’arrivée du collaborateur et se poursuit plusieurs mois après. Bien conçu, il favorise l’engagement, la rétention des talents et la performance de l’entreprise. Selon l’étude de Glassdoor, une expérience d’onboarding efficace peut augmenter la rétention des nouveaux employés de 82 % et améliorer leur productivité de 70 %.

#1. Le pré-boarding : créer du lien avant l’arrivée

Le pré-boarding est une étape essentielle de l’intégration des nouvelles recrues. C’est un moment stratégique pour préparer son intégration et instaurer un premier lien positif avec l’entreprise.

Actions concrètes :

• Envoyer régulièrement des communications personnalisées pour présenter l’équipe, la culture et les projets en cours.
  
  
• Fournir des documents d’accueil numériques ou des vidéos pour familiariser le collaborateur avec l’entreprise.
  
  
• Anticiper l’administratif : contrat signé, badge créé, accès aux outils et email opérationnel dès le premier jour.
  
  
• Préparer le poste de travail : bureau, matériel informatique, logiciels installés.
  
  
• Annoncer l’arrivée au reste de l’équipe, en précisant le rôle et les missions du nouveau talent, pour faciliter son intégration et éviter les malentendus.
  
  

Selon l’étude SHRM, 69 % des collaborateurs déclarent qu’un pré-boarding bien organisé réduit le stress et augmente leur sentiment d’appartenance dès le premier jour.

#2. L’arrivée dans l’effectif 

Le premier jour reste mémorable pour le nouveau collaborateur. Il doit être soigneusement planifié pour donner une image professionnelle et accueillante.

Actions concrètes :

• Organiser une visite des locaux et une présentation des services clés.
  
  
• Prévoir un petit-déjeuner ou déjeuner d’accueil avec l’équipe pour créer du lien humain.
  
  
• Présenter le fonctionnement global de l’entreprise, la culture et les valeurs.
  
  
• Préparer un point avec le manager pour clarifier les objectifs, les missions et les attentes.
  
  
• Remettre le matériel et la documentation nécessaire pour démarrer efficacement.
  
  

D’après BambooHR, 31 % des salariés quittent leur emploi dans les six premiers mois à cause d’un onboarding insuffisant. Une première journée structurée réduit ce risque et améliore l’engagement.

#3. Le suivi et la montée en compétences

Après les premiers jours, il est crucial de maintenir un accompagnement régulier pour assurer une montée en compétence efficace et un sentiment d’appartenance fort.

Actions concrètes :

• Organiser des points réguliers : hebdomadaires pendant le premier mois, puis mensuels jusqu’à la fin de la période d’essai.
  
  
• Encourager le collaborateur à donner des feedbacks sur son expérience, ses difficultés et ses réussites.
  
  
• Mettre en place un mentorat ou buddy system pour soutenir l’intégration sociale et professionnelle.
  
  
• Suivre la progression sur les objectifs et identifier rapidement les obstacles pour les résoudre.
  
  
• Recueillir un rapport d’étonnement en fin de période d’essai pour améliorer le processus d’onboarding pour les prochains arrivants.
  
  

Selon l’étude Gallup, les entreprises qui suivent régulièrement leurs nouveaux salariés constatent une augmentation de 58 % de l’engagement et une réduction de 50 % du turnover dans les six premiers mois.

Quelques exemples en entreprise

Observer les bonnes pratiques d’autres organisations permet de s’inspirer pour créer un onboarding efficace et motivant. Voici quelques cas concrets :

Google

• Google propose un programme de 2 semaines pour chaque nouveau salarié, combinant formations en ligne, rencontres avec les équipes et missions concrètes dès le départ.
  
  
• L’entreprise utilise des outils collaboratifs internes pour suivre les objectifs et favoriser la coopération entre départements.
  
  

Spotify

• Spotify a mis en place un buddy system, où chaque nouveau collaborateur est accompagné par un mentor dès le premier jour.
  
  
• L’entreprise propose également des sessions immersives en ligne pour les télétravailleurs, avec des ateliers interactifs et des présentations culturelles.