L’onboarding est un processus clé pour les entreprises. Il permet d’accueillir et d’intégrer les nouveaux salariés. Il peut avoir un impact significatif sur leur engagement, leur productivité et surtout leur rétention. En cas d’onboarding raté, les conséquences peuvent être importantes : cela peut entraîner un départ prématuré du nouveau collaborateur. Nous allons ici définir l’onboarding et tout ce qu’il implique, puis vous accompagner pour réussir l’intégration, étape par étape, de vos nouvelles recrues.
Qu’est-ce que l’onboarding ?
Le processus d’onboarding désigne l’ensemble des actions mises en œuvre par une entreprise afin d’assurer une bonne intégration des nouveaux arrivants.
Le but de l’onboarding est d’accueillir les talents de la meilleure façon possible, afin qu’ils se sentent bien et qu’ils deviennent autonomes au plus vite. Lorsqu’il est réussi, il permet une montée en compétences rapide, ce qui rend les salariés productifs en peu de temps.
En quoi l’onboarding est-il si important ?
S’il est si essentiel de mettre en place un véritable processus d’onboarding, c’est parce que la manière dont on intègre un salarié dans son effectif est déterminante pour la réussite de la collaboration. Cela influe en effet sur :
- La productivité. L’onboarding doit permettre au nouveau venu d’être 100 % opérationnel le plus rapidement possible. La formation fait partie du processus, mais elle n’est pas suffisante. Le fait de connaître le fonctionnement de l’entreprise, de savoir à qui s’adresser, de comprendre les mécanismes de décision aide les salariés à monter rapidement en compétences.
- Le turnover. Un onboarding qui se passe mal peut déboucher à un départ prématuré du salarié. Il faut alors recommencer tout le processus de recrutement, ce qui prend du temps et mobilise des ressources. Dans le pire des cas, l’entreprise peut même expérimenter le phénomène de « ghosting » qui consiste pour un candidat à ne plus donner signe de vie après avoir accepté une proposition d’embauche.
- La marque employeur. La manière dont vous onboardez vos candidats peut avoir un impact sur l’image de l’entreprise. En effet, l’impression des nouvelles recrues dans leur parcours d’embauche et dans les premiers mois de leur prise de poste est déterminante. Il est très probable qu’elles parlent de leur expérience autour d’elles. Il vaut mieux que cela soit en termes positifs.
Les bénéfices d’un onboarding réussi sont très importants : il ne faut donc absolument pas le négliger.
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L'onboarding est étroitement lié au sentiment d'appartenance. Celui-ci est crucial car il est synonyme d'engagement collaborateur et qui vous permettra d'avoir une meilleure productivité à terme.
Les étapes de l’onboarding
Un onboarding réussi ne se cantonne pas à l’organisation d’un petit-déjeuner avec l’équipe le jour de l’arrivée d’un nouveau salarié. C’est en réalité un processus qui commence bien avant cela, et qui se poursuit pendant plusieurs mois après la prise de poste. Voici les trois moments clés de l’onboarding et ce qu’il est nécessaire de mettre en place.
1. Le pré-boarding
Le pré-boarding est la période qui commence à l’acceptation de l’offre d’emploi du salarié. Elle se termine à son arrivée dans l’entreprise. Entre ces deux moments-là, il peut se passer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Il est essentiel de créer du lien pendant cet instant-là.
Vous pouvez profiter de cet intervalle pour prendre régulièrement des nouvelles de votre nouvelle recrue, ou pour commencer à lui envoyer des informations concernant l’entreprise. Vous pouvez aussi l’inviter à des événements organisés pour qu’elle puisse rencontrer ses futurs collègues de travail dans un cadre informel. Ainsi, l’arrivant peut commencer à s’intégrer à sa nouvelle équipe.
Le pré-boarding est également un moment propice pour préparer l’arrivée de manière administrative : rédaction du contrat de travail, commande du badge d’entrée, création d’une adresse email, etc. Il est important aussi d’anticiper les besoins matériels : espace de travail, ordinateur, rangements, etc. Tout cela doit être fait avant l’arrivée pour éviter à votre talent de se sentir mal à l’aise le premier jour. Cela donne en outre l’image d’une entreprise désorganisée.
Enfin, n’oubliez pas de communiquer aux équipes l’arrivée prochaine d’une nouvelle personne. Détaillez bien son rôle et ses missions pour que chacun soit au courant. Le but est de présenter ce talent comme un coéquipier : cela évite qu’il soit considéré en tant que futur concurrent.
2. L’arrivée dans l’effectif
Le premier jour est toujours un moment marquant. Il est donc indispensable de préparer un programme pour votre nouveau talent. Il peut inclure :
- Une visite des lieux.
- Un petit-déjeuner convivial avec toute l’équipe.
- Une présentation du fonctionnement général de l’entreprise.
- Des échanges avec le manager.
- La remise du matériel et éventuellement de documentation utile pour le parcours du salarié.
N’oubliez pas que la première impression reste souvent en mémoire : il est donc important que les premiers contacts se passent bien.
3. Le suivi et la montée en compétences
Une fois les premiers jours passés, la plupart des entreprises relâchent leurs efforts d’onboarding. Pourtant, il est absolument nécessaire de continuer à travailler sur l’intégration.
Pour cela, assurez un suivi régulier avec le salarié. Organisez des points, d’abord toutes les semaines, puis tous les mois, pour qu’il puisse vous donner des feedbacks et vous poser des questions. Il est important de prendre ce temps et de montrer à votre nouvelle recrue que son bien-être a de la valeur à vos yeux. Des points fréquents avec le manager sont aussi essentiels.
Le but de ce suivi est de pouvoir déceler le plus rapidement possible tout sujet bloquant pour le nouveau salarié, et de le résoudre tout aussi vite. Si vous n’avez pas d’informations concernant les problèmes que rencontre la personne, il ne vous est pas envisageable de les régler. Cela peut conduire à une démission prématurée, qui peut avoir des conséquences majeures pour l’entreprise.
La fin de la période d’essai est souvent un moment important à la fois pour le salarié et l’entreprise. Cela montre une confiance mutuelle. Ne relâchez pas tous vos efforts à ce moment-là : il est essentiel de continuer à suivre l’évolution de votre talent et de l’accompagner dans sa montée en compétence.
Enfin, n’hésitez pas à demander un rapport d’étonnement concernant le parcours d’onboarding. Cela vous permet de récolter des informations précieuses sur la manière dont ce processus a été vécu. En analysant l’ensemble des rapports d’étonnement, l’entreprise peut améliorer son onboarding.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour réussir l’onboarding de vos futurs collaborateurs. Il s’agit d’un élément crucial pour la bonne intégration d’un salarié au sein de l’effectif et cela a des conséquences significatives sur la productivité, l’engagement et la rétention des employés. Pour être réussi, le processus doit débuter dès l’acceptation de l’offre d’emploi et perdurer plusieurs mois après la prise de poste. En offrant une bonne expérience d’intégration aux nouveaux employés, les entreprises peuvent créer un environnement de travail positif qui favorise la collaboration, l’innovation et la croissance.
